Was ist eine Produktivitätsanalyse und ein Project Productivity Guide ?

Der erste Schritt, um die Produktivität in einem Projekt zu erhöhen, besteht darin, die aktuell vorhandenen Produktivitätsschwächen zu lokalisieren und Wege aufzuzeigen, auf denen die Produktivität verbessert werden kann. Dies geschieht in Form einer Produktivitätsanalyse. Typischerweise dauert eine solche Produktivitätsanalyse einige Tage bis einige Wochen. Die Ergebnisse einer solchen Produktivitätsanalyse werden in einem Project Productivity Guide zusammengefasst. Dieser bildet die Grundlage der produktivitätssteigernden Maßnahmen. Er stellt ein einfaches, aber effizientes Mittel dar, mit dem sich die Produktivität im Projekt auf einfache Weise kontrollieren und stetig weiter steigern lässt.

Ein solcher Guide enthält Vorschläge, mit denen die Produktivität im Projekt erhöht werden kann. Ein solcher Vorschlag sollte einen Titel beinhalten, eine kurze Beschreibung sowie einen Ansprechpartner, an den sich das Projektmanagement wegen Rückfragen wenden kann. Wenn möglich, sollte er auch eine Quantifizierung enthalten, um wie viel beispielsweise die Kosten durch die Umsetzung dieses Vorschlags gesenkt werden können, die Produktivität erhöht oder der Zeitbedarf gesenkt werden kann. Dies erlaubt dem Projektmanagement eine schnelle Priorisierung der verschiedenen Punkte und es kann auf dieser Basis entschieden werden, welche Vorschläge umgesetzt werden sollen.

Die Erstellung einer Produktivitätsanalyse und eines Project Productivity Guides

Die Produktivitätsanalyse sollte von einer Person erstellt werden, die zum einen über technische Detailkenntnisse der verwendeten Technologien verfügt, zum anderen aber einen guten Überblick über das Gesamtprojekt verfügt. Falls es einen technischen Projektmanager gibt und dieser über ausreichend freie Kapazitäten verfügt, kann dies von diesem erledigt werden. Ansonsten erweist es sich oft als vorteilhaft, dies von jemandem erledigen zu lassen, der nicht ursprüngliches Mitglied des Projektteams ist, da der Blick von außen oft Perspektiven eröffnet, die einem internen Mitarbeiter verschlossen bleiben und auch Punkte angesprochen werden, die ansonsten nicht einmal erwähnt würden. In jedem Fall geschieht die Produktivitätsanalyse in enger Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern des Projektteams.

Das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter nutzen

Auch nach der ersten Erstellung des Guides, stellt dieser ein gutes Mittel dar, mit dem sich das Projektmanagement das Wissen und die Erfahrung aller Mitarbeiter auf einfache Weise und mit minimalem Aufwand nutzbar machen. Probleme können mittels einer solchen Liste schnell, oft sogar frühzeitig erkannt werden und es kann schnell und effektiv auf sie reagiert werden. Denn wenn allen Mitarbeitern des Projektes ermöglicht wird, Vorschläge in diese Liste einzutragen, so kann diese Liste als effektiver Kommunikationskanal von "unten nach oben" dienen, mit dem auf einfache und kontrollierte Weise Hinweise und Vorschläge von Mitarbeitern an die Projektleitung kommuniziert werden können.

Denn ein großes Problem in Software-Projekten ist oft, dass die Kommunikation über die Hierarchie-Ebenen hinweg, insbesondere von "unten nach oben", nicht so gut funktioniert wie es für eine optimale Abwicklung des Projektes erforderlich wäre. Eine Ursache liegt darin, dass die Projektleitung bzw. das Projektmanagement so sehr mit Leitungs- und Planungsaufgaben beschäftigt ist, dass kaum Zeit bleibt für die direkte Kommunikation über die Hierarchieebenen hinweg. Dadurch gehen viele wertvolle Informationen verloren, die helfen würden, das Projekt schneller zum Ziel zu führen, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Produktivität ganz allgemein zu erhöhen.

In dem Fall, dass auch Mitarbeitern gestattet wird, Vorschläge einzutragen, kann diese Liste auch noch eine Spalte enthalten, in die sich weitere Interessenten an diesem Vorschlag eintragen können, um so ihr Interesse an der Umsetzung dieses Vorschlags zu bekunden. Damit kann die Projektleitung erkennen, dass es sich nicht um den isolierten Wunsch eines einzelnen im Projekt handelt. Für den Vorschlagenden bedeutet diese Spalte auf der anderen Seite aber auch Rückendeckung, d.h. die Sicherheit, dass er nicht als Querulant angesehen wird, sondern als wertvoller Mitarbeiter des Projektes, der einen allgemeinen Wunsch formuliert.

Die Rolle des Produktivitäts-Managers

Die Quantifizierung kann in dem Fall, dass Mitarbeiter einen Vorschlag eingetragen haben, vom Produktivitätsmanager auch noch nachträglich eingetragen bzw. ergänzt werden, denn oft verfügt nur er über den nötigen Überblick und die nötige Erfahrung, um kompetent beurteilen zu können, mit welchen Kosten und Vorteilen ein solcher Vorschlag verbunden ist.

Zusätzlich kann ein solcher Guide auch ausführliche Bewertungen der verschieden möglichen Architekturen, Technologien und Strategien aus Produktivitätsgesichtspunkten enthalten, sowie eine Liste der 10 oder 30 höchsten Risiken zusammen mit der Bewertung der Höhe der jeweiligen Risiken. Damit stellt ein solcher Project Productivity Guide ein gutes Mittel dar, um die Produktivität im Projekt zu steigern und unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

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