Beispiel für Produktivitäts - Tuning: Automatisierung von Tätigkeiten

Ein einfaches Beispiel, bei dem insbesondere in großen oder in längeren Projekten manchmal sehr viel Zeit verloren geht, bzw. umgekehrt gespart werden kann, ist die Automatisierung von Aufgaben. In großen Projekten führen oft viele Mitarbeiter ähnliche Aufgaben aus oder aber es müssen dieselben oder ähnliche Aufgaben im Laufe der Zeit oft ausgeführt werden. In diesen Fällen hat man manchmal die Option, ein Tool zu schreiben, das diese Aufgaben automatisiert.

Wie sehr sich die Aufwände unterscheiden können und wie schwierig es ist, zu erkennen, welche Alternative die günstigere ist, mag anhand konkreter Zahlen erläutert werden. Angenommen, diese Aufgabe dauere jeweils 5 Stunden, wenn sie manuell erledigt wird. Der Aufwand für die Erstellung des Tools betrage 100 Stunden, aber nach Erstellung des Tools lässt sich diese Aufgabe in jeweils ¼ Stunde erledigen. Falls die Tätigkeit von 6 Mitarbeitern jeweils 20 Mal im Laufe des Projektes erledigt werden muss, ist der Gesamtaufwand, dies manuell zu erledigen 6*20*5 =600 Stunden. Bei Erstellung eines Tools beträgt der Aufwand 100+6*20* ¼ = 130 Stunden und ist damit um mehr als den Faktor 4 schneller. Wenn aber nur 1 Mitarbeiter dies 6 Mal machen muss, beträgt der manuelle Aufwand 1*6*5 = 30 Stunden, der Aufwand bei Einsatz des Tools 100 + 1*6*/4 =101,5 Stunden. In diesem Fall ist es also um mehr als den Faktor 3 schneller, diese Arbeiten stets manuell erledigen zu lassen.

In der Realität eines Softwareprojektes ist es sogar meist noch schwieriger zu erkennen, welche die günstigere Alternative ist, da dort beispielsweise nicht alle Mitarbeiter dieselbe Tätigkeit ausführen oder nur Teile der Tätigkeit automatisiert werden können und auch Einarbeitungsaufwände in das Tool berücksichtigt werden müssen etc. So kommt es, dass diese Entscheidungen oft per Zufall getroffen werden, beispielsweise danach, ob ein Mitarbeiter Lust hat, ein solches Tool zu schreiben oder zufällig erfährt, dass auch andere ein solches Tool gut gebrauchen könnten und engagiert genug ist, der Projektleitung den Vorschlag für ein solches Tool zu unterbreiten.

Wieso bleibt diese Produktivitätsreserve oft unentdeckt ?

Auf der anderen Seite kann an diesem Beispiel auch gut erkannt werden, wieso es so leicht passiert, dass im Projekt unproduktiv gearbeitet wird, ohne dass es auffällt. Denn unabhängig davon, für welche dieser beiden Alternativen man sich entschieden hat, kann man jeweils den Eindruck haben, dass alle Mitarbeiter gut und konzentriert arbeiten. Wenn sie die Tätigkeiten manuell ausführen, kann man sogar den Eindruck haben, sie seien fleißig wie die Bienen. In Wirklichkeit aber ist bei einer Entscheidung für die falsche Alternative der Aufwand für diesen Teil der Arbeiten um den Faktor 3-4 gestiegen, d.h. man benötigt entsprechend länger als nötig und die Produktivität ist gefallen. Dies ist dann oft die Zeit, die einem am Ende fehlt und ohne Produktivitäts-Management stellt man oft erst nachträglich fest, dass man sehr viel Zeit mit der Aufgabe XY zugebracht hat und es besser gewesen wäre, dies anders gemacht zu haben.

Wer ist für den Zeitverlust verantwortlich ?

Wenn Sie kein Produktivitäts-Tuning in Ihrem Projekt einsetzen, ist in Ihrem Projekt vermutlich niemand dafür verantwortlich! Und daher ist es auch nicht überraschend, wenn die Produktivität schlecht ist. Denn wem sollte man welchen Vorwurf machen ? Der einzelne Mitarbeiter kann vermutlich nicht einmal erkennen, dass ein solches Tool sinnvoll ist, da er häufig nicht den nötigen Überblick hat, um zu wissen, wer ein solches Tool noch benötigen könnte und wie oft man es im Laufe des Projektes noch benötigen wird. Der technische Projektleiter hat vielleicht den Überblick, ist aber oft schon damit überlastet, die technischen Probleme zu lösen und kann sich nicht auch noch damit beschäftigen, Rechnungen wie die obige auszuführen. Ein Qualitätsmanager ist dagegen nur für die Qualität verantwortlich, die in beiden Fällen gewährleistet werden kann. Daher ist am Ende, wenn es um die Analyse geht, das Argument oft, dass in einem Projekt nun mal nie alles perfekt läuft und man am Ende oft schlauer ist. Dies ist zwar richtig, aber der Unterschied zwischen Projekten "in time und budget" und allen anderen liegt oft darin, in wievielen Fällen man schon vorher schlau war und das Richtige getan hat. Daher versucht Produktivitäts-Tuning es zumindest in möglichst vielen Fällen auch von Anfang an richtig zu machen.

Wieviel kann man sparen ?

In diesem Beispiel können in dem einen Fall 450 Stunden, im anderen 70 Stunden gespart werden. Der Aufwand für das Produktivitäts-Tuning liegt im wesentlichen darin, diese Kalkulation durchzuführen. Für jemanden, der sich mit dem Projekt und den technischen Details auskennt, ist dies ein Aufwand von wenigen Stunden, in jedem Fall weniger als 8 Stunden. D.h. einem Aufwand von 8 Stunden steht eine Ersparnis von 450 Stunden bzw. 70 Stunden gegenüber. Benötigen Sie noch ein besseres Argument für Produktivitäts-Tuning?
Oft finden sich in einem Softwareprojekt an 10, 20 oder gar 100 Stellen Produktivitätsreserven mit einem ähnlich hohen Einsparpotential, auch wenn diese meist völlig verschiedener Natur sind, also nur in wenigen Fällen auf der Automatisierung von Tätigkeiten beruhen (s. a. die anderen Beispiele). Multiplizieren Sie nun 450 bzw. 70 Stunden mit 10, 20 oder 100 und Sie haben den Mehraufwand in Ihrem Projekt, den Sie mit Produktivitäts-Tuning-Maßnahmen einsparen könnten. Jetzt müssen Sie sich nur noch fragen: Können Sie in Ihrem Projekt damit leben, dass 10, 20 oder 100 mal jeweils 450 bzw. 70 Stunden verschwendet werden und Ihr Projekt dementsprechend später fertig wird?

Zurück zur Übersicht

 
     © 2012 IT Consulting Sandhorst  Alle Rechte vorbehalten      Impressum      Disclaimer