Beispiel für Produktivitäts - Tuning:
Automatisierung von Tätigkeiten
Ein einfaches Beispiel, bei dem insbesondere
in großen oder in längeren Projekten manchmal sehr viel
Zeit verloren geht, bzw. umgekehrt gespart werden kann, ist die
Automatisierung von Aufgaben. In großen Projekten führen
oft viele Mitarbeiter ähnliche Aufgaben aus oder aber es müssen
dieselben oder ähnliche Aufgaben im Laufe der Zeit oft ausgeführt
werden. In diesen Fällen hat man manchmal die Option, ein Tool
zu schreiben, das diese Aufgaben automatisiert.
Wie sehr sich die Aufwände unterscheiden
können und wie schwierig es ist, zu erkennen, welche Alternative
die günstigere ist, mag anhand konkreter Zahlen erläutert
werden. Angenommen, diese Aufgabe dauere jeweils 5 Stunden, wenn
sie manuell erledigt wird. Der Aufwand für die Erstellung des
Tools betrage 100 Stunden, aber nach Erstellung des Tools lässt
sich diese Aufgabe in jeweils ¼ Stunde erledigen. Falls die
Tätigkeit von 6 Mitarbeitern jeweils 20 Mal im Laufe des Projektes
erledigt werden muss, ist der Gesamtaufwand, dies manuell zu erledigen
6*20*5 =600 Stunden. Bei Erstellung eines Tools beträgt der
Aufwand 100+6*20* ¼ = 130 Stunden und ist damit um mehr
als den Faktor 4 schneller. Wenn aber nur 1 Mitarbeiter dies
6 Mal machen muss, beträgt der manuelle Aufwand 1*6*5 = 30
Stunden, der Aufwand bei Einsatz des Tools 100 + 1*6*/4 =101,5 Stunden.
In diesem Fall ist es also um mehr als den Faktor 3 schneller,
diese Arbeiten stets manuell erledigen zu lassen.
In der Realität eines Softwareprojektes
ist es sogar meist noch schwieriger zu erkennen, welche die günstigere
Alternative ist, da dort beispielsweise nicht alle Mitarbeiter dieselbe
Tätigkeit ausführen oder nur Teile der Tätigkeit
automatisiert werden können und auch Einarbeitungsaufwände
in das Tool berücksichtigt werden müssen etc. So kommt
es, dass diese Entscheidungen oft per Zufall getroffen werden, beispielsweise
danach, ob ein Mitarbeiter Lust hat, ein solches Tool zu schreiben
oder zufällig erfährt, dass auch andere ein solches Tool
gut gebrauchen könnten und engagiert genug ist, der Projektleitung
den Vorschlag für ein solches Tool zu unterbreiten.
Wieso bleibt diese
Produktivitätsreserve oft unentdeckt ?
Auf der anderen Seite kann an diesem Beispiel
auch gut erkannt werden, wieso es so leicht passiert, dass im Projekt
unproduktiv gearbeitet wird, ohne dass es auffällt. Denn unabhängig
davon, für welche dieser beiden Alternativen man sich entschieden
hat, kann man jeweils den Eindruck haben, dass alle Mitarbeiter
gut und konzentriert arbeiten. Wenn sie die Tätigkeiten manuell
ausführen, kann man sogar den Eindruck haben, sie seien fleißig
wie die Bienen. In Wirklichkeit aber ist bei einer Entscheidung
für die falsche Alternative der Aufwand für diesen Teil
der Arbeiten um den Faktor 3-4 gestiegen, d.h. man benötigt
entsprechend länger als nötig und die Produktivität
ist gefallen. Dies ist dann oft die Zeit, die einem am Ende fehlt
und ohne Produktivitäts-Management stellt man oft erst nachträglich
fest, dass man sehr viel Zeit mit der Aufgabe XY zugebracht hat
und es besser gewesen wäre, dies anders gemacht zu haben.
Wer ist für
den Zeitverlust verantwortlich ?
Wenn Sie kein Produktivitäts-Tuning in
Ihrem Projekt einsetzen, ist in Ihrem Projekt vermutlich niemand
dafür verantwortlich! Und daher ist es auch nicht überraschend,
wenn die Produktivität schlecht ist. Denn wem sollte man welchen
Vorwurf machen ? Der einzelne Mitarbeiter kann vermutlich nicht
einmal erkennen, dass ein solches Tool sinnvoll ist, da er häufig
nicht den nötigen Überblick hat, um zu wissen, wer ein
solches Tool noch benötigen könnte und wie oft man es
im Laufe des Projektes noch benötigen wird. Der technische
Projektleiter hat vielleicht den Überblick, ist aber oft schon
damit überlastet, die technischen Probleme zu lösen und
kann sich nicht auch noch damit beschäftigen, Rechnungen wie
die obige auszuführen. Ein Qualitätsmanager ist dagegen
nur für die Qualität verantwortlich, die in beiden Fällen
gewährleistet werden kann. Daher ist am Ende, wenn es um die
Analyse geht, das Argument oft, dass in einem Projekt nun mal nie
alles perfekt läuft und man am Ende oft schlauer ist. Dies
ist zwar richtig, aber der Unterschied zwischen Projekten "in
time und budget" und allen anderen liegt oft darin, in wievielen
Fällen man schon vorher schlau war und das Richtige getan hat.
Daher versucht Produktivitäts-Tuning es zumindest in möglichst
vielen Fällen auch von Anfang an richtig zu machen.
Wieviel kann man
sparen ?
In diesem Beispiel können in dem einen
Fall 450 Stunden, im anderen 70 Stunden gespart werden. Der Aufwand
für das Produktivitäts-Tuning liegt im wesentlichen darin,
diese Kalkulation durchzuführen. Für jemanden, der sich
mit dem Projekt und den technischen Details auskennt, ist dies ein
Aufwand von wenigen Stunden, in jedem Fall weniger als 8 Stunden.
D.h. einem Aufwand von 8 Stunden steht eine Ersparnis von 450 Stunden
bzw. 70 Stunden gegenüber. Benötigen Sie noch ein besseres
Argument für Produktivitäts-Tuning? Oft finden sich in einem Softwareprojekt an 10, 20 oder gar 100 Stellen Produktivitätsreserven mit einem ähnlich hohen Einsparpotential, auch wenn
diese meist völlig verschiedener Natur sind, also nur in wenigen Fällen auf der Automatisierung von Tätigkeiten beruhen (s. a. die anderen Beispiele).
Multiplizieren Sie nun 450 bzw. 70 Stunden mit 10, 20 oder 100 und Sie haben den Mehraufwand in Ihrem Projekt, den Sie mit Produktivitäts-Tuning-Maßnahmen einsparen könnten.
Jetzt müssen Sie sich nur noch fragen: Können Sie in
Ihrem Projekt damit leben, dass 10, 20 oder 100 mal jeweils 450 bzw. 70 Stunden verschwendet
werden und Ihr Projekt dementsprechend später fertig wird?
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